平素は『T's Funding』をご愛顧いただき、誠にありがとうございます。
この度、すでに『T's Funding』を退会された一部の会員様に対し、「【重要】各種同意書の更新のお知らせとご対応のお願い【T's Funding】」という件名のメールが誤って送信される事象が発生いたしました。該当する皆様には、多大なるご迷惑とご不安をおかけしましたことを深くお詫び申し上げます。
本件につきまして、事実関係および今後の対応について以下の通りご報告いたします。
発生の原因と背景について
退会された会員様の個人情報および出資履歴等の情報は、国土交通省の「不動産特定共同事業の電子取引業務ガイドライン」に基づき、電子取引業務を行う不動産特定共同事業に関する記録として、退会後も10年間保存することが義務付けられております。そのため、退会者のデータは通常の事業活動からはアクセスできない領域に隔離し、保管しておりました。
しかしながら、今回「各種同意書面」の更新に関するお知らせを配信する際、情報の転用を行う仕組みに一時的な不具合が生じ、本来配信対象外である隔離領域の退会者データが抽出され、自動でメールが誤送信されるというシステムエラーが生じておりました。
改善状況および今後の対応について
本件の事態を重く受け止め、現在は既にシステム等の改善を行い、今後同様の事象が発生しないよう対策を講じております。あわせて、以下の対応を実施してまいります。
① 退会後10年経過時の情報の取り扱いにつきまして
法令に基づく10年間の保存期間が経過した情報につきましては、退会から10年後に自動かつ完全に情報が削除されます。
② 退会時の事前告知の徹底
今後のご退会手続きにおきまして、法令に基づき不動産特定共同事業のが10年間保管されること、ならびにそれらの情報は通常とは異なる領域に隔離され、そのほかの目的には一切使用されないことを、あらかじめ明確に告知いたします。
退会された皆様には、情報の削除状況につきまして強いご不安を抱かせてしまいましたこと、重ねてお詫び申し上げます。
今後はシステム会社への指導ならびに社内の管理体制をより一層強化し、皆様の大切な情報を適切に管理・運用してまいります。
何卒ご理解とご容赦を賜りますようお願い申し上げます。
